EVENTY na start – integracja bez obostrzeń!

Rola imprez firmowych jest w wielu branżach kluczowa dla kierunku rozwoju organizacji. O tym, że niekoniecznie rozmach jest czynnikiem, który decyduje o sukcesie takiego wydarzenia, pisaliśmy w jednym z naszych poprzednich tekstów. Dowiecie się z niego również, jak ważnym elementem skutecznej i efektywnej pracy jest integracja zespołu, którą można pogłębiać podczas takich spotkań, choć trzeba przyznać, że doświadczenie pandemii sprawiło, że nie trzeba tego szczegółowo tłumaczyć. Ograniczenie możliwości organizacji imprez, pikników rodzinnych, wspólnych gier, wycieczek czy warsztatów negatywnie wpłynęło na jakość komunikacji wewnętrznej w wielu firmach.

Event firmowy – doświadczenie, które trudno zastąpić

Wbrew pozorom dobrze zorganizowany event to nie to samo, co rozrywka w piątkowy wieczór, tylko tym razem w towarzystwie kolegów z pracy. Celem takiego wydarzenia jest wzmacnianie strategii employer brandingowej i budowanie wizerunku firmy zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Każda marka, wyznaczając strategię rozwoju, prowadzi jakąś misję i ma pewną wizję, do której realizacji dąży. Można o tych dwóch aspektach wiele opowiadać, ale można też, właśnie poprzez event firmowy, pozwolić pracownikom, a także klientom, doświadczyć DNA organizacji. Doświadczenie rodzi zaangażowanie, które trudno osiągnąć innym rodzajem komunikacji. Wiedzą to doskonale światowi giganci, zwłaszcza firmy technologiczne zatrudniające młodych pracowników. Millennialsi i generacja Z to pokolenia mniej wrażliwe na gratyfikacje finansowe niż ich rodzice. Uwielbiają oni za to gromadzić doświadczenia i przeżywać pozytywne emocje. Może właśnie dlatego właściciele koncernu Microsoft stworzyli dla swoich pracowników przestrzeń spotkań biznesowych na… drzewie. Wszystko w celu zapewnienia pracownikom jak najlepszego doświadczenia związanego z miejscem pracy.

‍

‍

Nietrudno się domyślić, jak fantastyczne efekty może przynieść firmie inicjowanie pozytywnych doświadczeń związanych z marką poprzez dobrze zorganizowane imprezy dla pracowników oraz imprezy marketingowe dla klientów. Promocje czy targi branżowe, na których organizacja może się zaprezentować to szansa na pozyskanie leadów, ale też cennych pracowników. No i oczywiście jest to okazja do rozmowy i bezpośredniego kontaktu, którego tak bardzo nam ostatnio brakowało.

Raz, a bezbłędnie!

W czasach reżimu sanitarnego z niektórych aktywności rezygnowaliśmy, inne ograniczaliśmy, jeszcze inne odbywały się tylko zdalnie. Po dwóch latach oczekiwania i przekładania najróżniejszych imprez warto przypomnieć trzy podstawowe zasady, którymi warto kierować się, by organizowany przez nas event okazał się dla uczestników niezapomnianym przeżyciem.

1. Skup się na uczestnikach, a nie na promocji marki – nie bez powodu to na ten aspekt zwracamy uwagę w pierwszej kolejności. Wiemy, że z powodu pandemii wiele firm łaknie możliwości pokazania się nowym klientom i kontrahentom jak kania dżdżu. Łatwo w takiej sytuacji przedłożyć wystąpienia handlowe i prezentacje produktów nad wspólną zabawę, networking czy chociażby niebanalne menu, które mogłoby zostać w pamięci gości. Jeśli uczestnicy eventu nie odczują, że wydarzenie zorganizowano specjalnie dla nich i z myślą o nich, to pewnie szybko o nim zapomną.

2. Postaw na niebanalne miejsce – niektórym wydaje się, że dobór lokalizacji nie powinien być problemem. Jeśli tylko w jakimś centrum konferencyjnym czy hotelu odbywają się imprezy firmowe, to przecież powinno być tam wszystko, czego i my będziemy potrzebować. Nie zawsze. Sala, która spełniała oczekiwania innych, dla nas może okazać się za duża lub za mała, a zaplecze gastronomiczne niewystarczające. Wiejska karczma nad brzegiem jeziora brzmi świetnie, o ile mamy pewność, że każdy łatwo do niej trafi. Jesteśmy istotami zmysłowymi, odpowiednie otoczenie jest jednym z ważniejszych elementów udanej imprezy. W tej kwestii warto wychodzić poza schematy i zaproponować naprawdę niebanalną lokalizację. Takim miejscem może być opera, średniowieczna forteca, industrialny dom towarowy czy barka pływająca po Odrze.

3. Właściwa rozrywka – animacje i zabawy mogą okazać się niezłym polem minowym. Nie każdy będzie zachwycony przejazdem po linie nad wodospadem czy grą, która wymaga biegania lub siły fizycznej. Im większa grupa uczestników, tym trudniej. Rodzaj rozrywki to tylko połowa sukcesu, trzeba jeszcze zaserwować ją tak, by nie pozostawić u uczestników poczucia niedosytu lub przesytu, co jest niezwykle istotne, bo przecież odpowiednia rozrywka jest filarem dobrego doświadczenia uczestnika imprezy. Popełnienie błędu w tej kwestii może nas kosztować naprawdę dużo.

Jak widać, organizacja niezapomnianej imprezy to niełatwe zadanie. Czasem trudno ustrzec się błędów, takich jak brak scenariusza wydarzenia, planu awaryjnego czy profesjonalnej obsługi gości. Tak naprawdę najlepszym sposobem, by ich nie popełnić, jest oddać sprawę w ręce profesjonalistów – zwłaszcza teraz, gdy od dawna nie organizowaliśmy dużej imprezy. Rynek eventowy zmienił się z powodu pandemii. Wiele firm zamknęło się lub przebranżowiło. Niewykluczone, że część telefonów do specjalistów, z którymi pracowaliśmy dwa lata temu, pozostanie głuchych. Zorganizowanie profesjonalnej imprezy wymaga rozbudowanej sieci kontaktów, zdolności logistycznych, czasu, zaangażowania i umiejętności przewidzenia różnych scenariuszy. Brak doświadczenia i pominięcie któregokolwiek z etapów działań kosztuje dużo stresu i pieniędzy. By sobie tego oszczędzić, warto rzucić okiem na szczegóły naszej oferty. Działamy kompleksowo, organizujemy imprezy firmowe we Wrocławiu, ale też na terenie całej Polski. Wiemy, że uczestnicy wydarzenia, którzy są z niego zadowoleni, łatwiej tworzą zgrane zespoły, a jeśli są osobami z zewnątrz, to chętnie zostają stałymi klientami firmy, chcą być jej pracownikami lub zmieniają swoją opinię o marce na lepszą. Warunkiem jest jednak to, by wydarzenie było naprawdę satysfakcjonujące i zapewniało gościom niezapomniane doświadczenia.

‍

Źródła:

https://www.chip.pl/2017/10/biuro-microsoftu-drzewie/

https://businessinsider.com.pl/wiadomosci/koniec-z-obowiazkiem-noszenia-maseczek-do-maja-pozostal-jeden-wyjatek/g14jc34

https://animatria.pl/organizacja-eventu-firmowego-na-wlasna-reke-4-powody-dla-ktorych-to-zly-pomysl/

https://animatria.pl/bledy-przez-ktore-nawet-doinwestowany-event-okaze-sie-porazka/

https://lheventstudio.com/blog/imprezy-integracyjne-jako-element-strategii-employer-branding

https://lheventstudio.com/blog/organizacja-eventow-marketingowych-czyli-jak-zdobyc-zaufanie-klientow

https://commplace.pl/blog/eventy-firmowe/

https://www.deluxevent.pl/10-najpopularniejszych-bledow-popelnianych-podczas-organizacji-szkolen-i-konferencji/

https://strefa-kreatywnosci.com/2021/03/01/organizacja-imprezy-firmowej-na-wlasna-reke/

http://www.chillievent.pl/blog/najcz%C4%99stsze-b%C5%82%C4%99dy-podczas-organizowania-imprezy-dla-pracownik%C3%B3w